Mengatasi tantangan utama dengan Layanan Manajemen Proses Bisnis

Ada berbagai alasan mengapa sebuah organisasi mungkin memilih untuk mengalihdayakan aspek-aspek tertentu dari fungsi bisnisnya. Meskipun demikian, keberhasilannya membutuhkan proses pemikiran dan perencanaan yang strategis. Meskipun alih daya biasanya dipandang sebagai strategi kunci untuk mengurangi biaya, organisasi harus terlebih dahulu mengidentifikasi bagaimana alih daya dapat digunakan sebagai alat penting untuk memperluas inovasi.

Ada berbagai alasan mengapa sebuah organisasi mungkin memilih untuk mengalihdayakan aspek-aspek tertentu dari fungsi bisnisnya. Meskipun demikian, keberhasilannya membutuhkan proses pemikiran dan perencanaan yang strategis. Meskipun alih daya biasanya dipandang sebagai strategi kunci untuk mengurangi biaya, organisasi harus terlebih dahulu mengidentifikasi bagaimana alih daya dapat digunakan sebagai alat penting untuk memperluas inovasi.

Baik organisasi memilih penyedia BPO baru untuk pertama atau kelima kalinya, terdapat banyak kendala yang dapat menghambat pilihan organisasi untuk memulai perjalanannya. Namun, banyak risiko ini dapat diminimalkan hanya dengan menganalisis respons organisasi Anda dalam situasi tersebut.

Tantangan #1 ‐ Komunikasi dan Ketersediaan

Komunikasi dan ketersediaan sering dianggap sebagai risiko atau tantangan yang muncul akibat kendala bahasa dan zona waktu, terutama saat memilih penyedia layanan di luar negeri. Ketidaksinkronan ini dapat memengaruhi proses pengiriman dan menyebabkan penundaan yang tidak diinginkan.

Oleh karena itu, sangat penting untuk memastikan Anda memiliki saluran komunikasi yang jelas dan efektif, baik bagi organisasi Anda maupun penyedia outsourcing. Komunikasi yang dipilih, baik melalui telepon, email, maupun konferensi, sangatlah penting untuk berkomunikasi secara sering dan jujur. Inisiasi pertemuan tatap muka jika memungkinkan, terutama dalam situasi sulit yang tidak dapat diselesaikan melalui komunikasi tertulis.

Waspadai tanda-tanda yang dapat menyebabkan penundaan dan buatlah pengaturan tindak lanjut tentang cara memperbaikinya di masa mendatang.

Tantangan #2 ‐ Inovasi

Meskipun terdapat jalur yang disediakan untuk mencapai tujuan, alih daya seringkali dianggap sebagai jalan buntu bagi inovasi, yang dapat mengakibatkan kurangnya kendali atas proses. Meskipun demikian, jelas bahwa mungkin ada peluang untuk mendorong inovasi dan memaksimalkan pengaturan alih daya Anda seiring munculnya realitas baru, termasuk menemukan keseimbangan yang tepat antara standardisasi dan kustomisasi.

Buatlah daftar mengenai hal-hal yang berhasil di masa lalu serta aspek yang ingin Anda perbaiki dan pulihkan. Tanyakan pada diri sendiri, kualitas aspiratif apa yang ingin Anda wujudkan untuk kebutuhan outsourcing di masa depan. Kembangkan solusi hybrid yang memungkinkan Anda memanfaatkan solusi standar, sederhana, dan siap pakai, sekaligus tetap bekerja sama erat dengan penyedia layanan untuk menciptakan solusi kustom yang mampu memberikan nilai signifikan bagi tujuan organisasi Anda.

Tantangan #3 ‐ Benturan Budaya

Dalam hal budaya, baik organisasi Anda maupun penyedia layanan pasti memiliki nilai dan norma yang berbeda dalam pengambilan keputusan, struktur organisasi, maupun nilai perusahaan. Perbedaan ini dapat menjadi tantangan ketika kedua belah pihak hanya menjalin hubungan yang bersifat “murni bisnis”, sehingga menimbulkan ketegangan dalam hierarki maupun pengelolaan proses atau proyek.

Sometimes choosing an organization with the best cultural fit and addressing the corporate culture during the provider selection is the right way to go. Outline the criteria for what you’re looking for and make it clear. Compare the values between your organizations and determine if they are aligned. Become familiar with your provider’s objectives, approaches and methods for working with organizations.

Terkadang, memilih organisasi dengan kesesuaian budaya terbaik serta membahas budaya perusahaan sejak tahap pemilihan penyedia layanan adalah langkah yang tepat. Tentukan kriteria yang Anda butuhkan dengan jelas. Bandingkan nilai-nilai antar organisasi dan pastikan apakah selaras. Pahami juga tujuan, pendekatan, dan metode kerja penyedia layanan agar tercipta sinergi yang lebih baik.

Tantangan #4 ‐ Manajemen Hubungan

Faktor terpenting dalam keberhasilan outsourcing adalah membangun dan memelihara kemitraan strategis jangka panjang dengan penyedia layanan Anda. Penting diingat bahwa dalam melakukan outsourcing untuk proses atau proyek tertentu, Anda dan penyedia harus bekerja sama—bukan saling berlawanan—karena tujuan keduanya adalah memberikan layanan terbaik serta nilai maksimal bagi organisasi Anda.

Untuk membangun hubungan yang baik, penyedia layanan perlu benar-benar memahami kebutuhan Anda serta menjalin komunikasi yang terbuka dan transparan. Di sisi lain, organisasi Anda juga harus jelas dalam menyampaikan ekspektasi, memahami sumber daya serta kapabilitas penyedia, menetapkan tugas dan tenggat waktu, lalu memberi ruang untuk tumbuhnya kepercayaan. Dengan adanya kompromi dari kedua belah pihak, hubungan outsourcing dapat menjadi lebih fleksibel, adaptif terhadap perubahan, serta berkelanjutan sebagai kemitraan strategis jangka panjang.

Pendekatan RMA

Ketika tantangan utama ini dianalisis dengan tepat dan outsourcing dijalankan secara efektif, organisasi dapat lebih fokus pada pencapaian tujuan bisnis inti, meningkatkan efisiensi, serta memberdayakan staf untuk mengerjakan tugas-tugas bernilai lebih tinggi.

Fokus utama RMA selalu tertuju pada pelanggan dengan menjaga hubungan personal yang kuat dan menjadikan Client Relationship Management sebagai prioritas utama. Dengan pendekatan ini, RMA mampu memenuhi kebutuhan organisasi Anda dalam hal komunikasi, inovasi, dan budaya, serta memberikan solusi business process outsourcing yang selaras dengan tujuan organisasi Anda.

RMA Contracts akan hadir di SSON’s 22nd Asian Shared Services and Outsourcing Week di Marina Bay Sands pada 19 – 20 November 2019. Konferensi ini akan membahas pentingnya value creation, transformasi digital, dan manajemen perubahan dalam layanan bersama (shared services) serta business process outsourcing.

Dalam kesempatan ini, RMA Contracts akan menampilkan keunggulan dan kapabilitas perusahaan dalam mendukung kebutuhan otomasi bisnis di bidang Managed Services, digitalisasi, pemrosesan transaksi dan data, Contact Centre, serta Manpower Outsourcing. RMA juga akan membagikan praktik terbaik organisasi dalam meningkatkan efisiensi operasional.

About RMA

Sebuah grup multidisiplin yang dibentuk pada tahun 1988 dengan tujuan utama menyediakan layanan Manajemen Sumber Daya dan Konsultasi bernilai tambah bagi Klien untuk meningkatkan keunggulan kompetitif mereka.

Berkantor pusat di Singapura, RMA adalah perusahaan BPO yang bergerak di bidang penyediaan Layanan Alih Daya Proses Bisnis. Didukung penuh oleh kantor-kantor regional di Malaysia, Vietnam, dan Indonesia. RMA terus mengembangkan jaringan kemitraan strategis globalnya di Tiongkok, Thailand, Australia, dan Amerika Serikat.

Untuk informasi selanjutnya mengenai RMA, kunjungi website kami di https://rmabpo.co.id

Media Contact

King Lopez
Communications and Marketing

RMA Contracts
8 Kaki Bukit Avenue 1
#05-05/06/07/08
Singapore 417941

Phone: 6494 1533
Email:  kinglopez@rmabpo.co.id