5 cara Sistem Manajemen Dokumen mengubah bisnis anda

Sistem Manajemen Dokumen adalah sistem yang disiapkan untuk menyimpan informasi agar dapat diakses dengan mudah, cepat, dan aman.

Manajemen Dokumen melibatkan proses dan prosedur yang dilakukan setiap hari untuk menangkap, menyimpan, mengamankan, dan mengambil informasi. Sistem yang disiapkan untuk mengelola dokumen melalui Penyimpanan berbasis Cloud atau Sistem Manajemen Dokumen (DMS) menyederhanakan seluruh proses untuk akses mudah, cepat, dan aman ke dokumen penting yang disimpan secara elektronik.

Artikel ini akan menjelaskan lima cara bagaimana bisnis kecil dan besar dapat memperoleh manfaat besar hanya dengan mengubah sistem pengelolaan dokumen:

Efisiensi Biaya

Meskipun banyak perusahaan mungkin memilih cara tradisional untuk menyimpan dokumen cetak, dalam jangka panjang, ini mungkin membuang-buang ruang, uang, dan waktu. Sistem Manajemen Dokumen (DMS) memudahkan bisnis untuk menyimpan dokumen yang dipindai, serta menggabungkan dokumen-dokumen ini dengan file digital lain yang diimpor ke dalam satu hub atau server DMS berbasis cloud SaaS. Meskipun mengeluarkan biaya yang tidak perlu untuk peralatan dan bahan-bahan seperti printer, mesin fotokopi, mesin faks, kertas, dan cartridge tinta, penerapan Sistem Manajemen Dokumen elektronik hanya menanggung biaya minimal dibandingkan dengan mengelola catatan fisik secara manual. Selain itu, karyawan akan dapat mengambil informasi penting bisnis dalam hitungan detik dan bahkan tanpa meninggalkan meja.

Aksesibilitas Lebih Baik melalui Fitur Berbagi File

DMS memungkinkan berbagi file, yang memungkinkan karyawan untuk mengakses, berbagi, berkolaborasi, dan memperbarui catatan yang sama secara bersamaan dengan kolega mereka, terlepas dari lokasi mereka. Pengguna dengan akses yang diberikan juga dapat memantau dan mengontrol berbagi dokumen dan berbagi file melalui tautan, dokumen yang dipublikasikan di web, atau laporan yang dikirim sebagai file yang dilindungi kata sandi kepada pemangku kepentingan pihak ketiga. Selain itu, informasi tentang siapa yang telah melihat atau mengedit data atau file tertentu juga dapat dilacak dalam mengidentifikasi kesalahan dan inefisiensi proses.

Integrasi yang Lancar dan Penerapan yang Cepat

DMS, seperti SaaS berbasis Cloud, hanya memerlukan koneksi internet browser web sederhana dan bantuan TI minimal untuk diterapkan di sisi Klien. Sementara peningkatan dan pembaruan juga tersedia secara otomatis, beberapa solusi DMS juga dapat diintegrasikan dengan aplikasi yang ada yang memungkinkan informasi lancar mengalir di antara berbagai platform. Selain menghemat waktu dan tenaga, hal ini juga menjaga integritas data dan keakuratan dokumen. DMS juga mendukung integrasi email, yang memungkinkan pengiriman langsung file atau dokumen ke pelanggan, vendor, dan pemangku kepentingan.

Kepatuhan Regulasi dan Keamanan Tinggi

Manajemen data atau dokumen di sebagian besar industri memerlukan kepatuhan yang ketat dan persyaratan kerahasiaan data yang ketat. Oleh karena itu, solusi atau sistem DMS akan menjalani proses audit yang ketat untuk memastikan kepatuhan terhadap mandat peraturan seperti Singapore Multi-Tier Cloud Security Standard (MTCS SS 584:2015). DMS melindungi informasi bisnis rahasia melalui kebijakan keamanan yang ketat dan hanya mengizinkan pengguna yang berwenang saja untuk melihat berkas atau dokumen tertentu.

Jika terjadi bencana seperti kebakaran atau banjir, DMS memastikan data penting bisnis Anda tetap utuh dan berfungsi sebagai cadangan yang andal untuk kelangsungan bisnis.

Keberlanjutan Lingkungan

DMS melakukan lebih dari sekadar mengotomatiskan proses alur kerja dengan membantu bisnis untuk “Go Green” sebagai bagian dari keberlanjutan lingkungan. Dengan mengganti pencetakan dan pengarsipan manual dengan proses pemindaian, DMS dan Cloud Storage mengurangi jejak karbon dan menghilangkan pemborosan kertas untuk membantu melestarikan pohon. Menjadi berkelanjutan lingkungan juga dapat meningkatkan citra merek bisnis dan laba atas investasi (Return Of Investment) yang lebih baik.

Setiap jenis bisnis, baik usaha kecil dan menengah (UKM) maupun organisasi besar perlu mengelola sejumlah besar data atau dokumen dan menyediakannya bagi karyawan dan pemangku kepentingan lainnya pada waktu yang tepat. Pilih sistem manajemen dokumen sekarang yang akan membantu Anda menyederhanakan seluruh proses dan mendapatkan keunggulan kompetitif dibandingkan pesaing Anda.

Ingin Tahu Lebih Banyak?

Hubungi RMA Infoworks sekarang untuk informasi lebih lanjut tentang bagaimana Sistem Manajemen Dokumen dapat mengoptimalkan aspek fundamental setiap bisnis dalam mengelola dokumen penting bisnis.

Kirimkan email kepada kami di enquiries@rmabpo.co.id. atau hubungi +65 6298 7159.  Atau, Anda dapat mengunjungi kami di Alamat Perusahaan kami: 8 Kaki Bukit Avenue 1, #05-05/06/07/08, Singapore 417941.

Tentang RMA

Sebuah grup multidisiplin yang dibentuk pada tahun 1988 dengan tujuan utama menyediakan layanan Manajemen Sumber Daya dan Konsultasi bernilai tambah bagi Klien untuk meningkatkan keunggulan kompetitif mereka.

Berkantor pusat di Singapura, RMA adalah perusahaan BPO yang bergerak di bidang penyediaan Layanan Alih Daya Proses Bisnis. Didukung penuh oleh kantor-kantor regional di Malaysia, Vietnam, dan Indonesia. RMA terus mengembangkan jaringan kemitraan strategis globalnya di Tiongkok, Thailand, Australia, dan Amerika Serikat.

Untuk informasi selanjutnya mengenai RMA, kunjungi website kami di https://rmabpo.co.id

Media Contact

King Lopez
Communications and Marketing

RMA Contracts
8 Kaki Bukit Avenue 1
#05-05/06/07/08
Singapore 417941

Phone: 6494 1533
Email:  kinglopez@rmabpo.co.id